I kan ændre jeres åbningstider eller tilføje en helligdag, ekstraordinær lukket ellere længere åbent dag samt indtale nye beskeder via jeres administrationsportal til Connect3-platformen https://connect.telecloud.nu/
Denne vejledning beskriver hvordan der indtales eller uploades nye lydfiler, samt hvordan lydfilerne anvendes sammen med en tidsplan.
Tidsplaner anvendes til at opsætte regler for hvornår et nummer er åbent for modtagelse af kald og hvornår det er lukket. En tidsplan kan også videresende opkald til andre numre.
Tilføjelse af ny lydfil
Ønsker du at tilføje en ny lydfil til telefonisystemet ved at anvende en eksisterende lydfil, eller ønsker du at indtale en ny lydfil kan dette gøres af Org-admin brugeren.
Log på brugerportalen via dette link: https://connect.telecloud.nu/
Klik på ”Administratorvisning” i højre hjørne.
Hold musen over topfanen ”Organisation” og vælg ”Lydfiler” i drop down menuen.
Klik på ”Lydfiler” i sidemenuen.
Gå til bunden af siden og klik nu på ”Ny lydfil”.
Udfyld nu følgende felter:
- Beskedens navn:Udfyldes med et sigende navn på lydfilen, således at lydfilen nemt kan identificeres igen.
- Beskriv indholdet af beskeden: Angiv en beskrivelse af lydfilen. Jo flere lydfiler der ligger i arkivet jo sværere kan det blive at give dem et sigende navn, det er derfor vigtigt at være omhyggelig med at beskrive lydfilen, dens indhold og formål.
Du har nu to muligheder:
- Upload eksisterende lydfil.
Har I allerede en eksisterende lydfil, kan denne uploades ved at klikke på knappen "Importér filen". Klik herefter på Browse… I bliver nu præsenteret for mapperne på jeres computer, og I kan således finde den korrekte fil og klikke på ”Åben”, for at uploade filen.
Klik afslutningsvis på knappen "Importér". Lydfilen er nu uploadet. - Optag ny lydfil
Som Org-admin er det også muligt at indtale en ny lydfil. For at optage en ny lydfil klikkes der på knappen ”Optag filen”.
Herefter vises feltet ”Telefonnummer”, hvor du kan indtaste det telefonnummer som du ønsker at blive ringet op på, for indtaling af lydfilen. Alternativt kan du klikke på ”Vælg” til højre for ”telefonnummer” feltet og du vil blive præsenteret for de numre, som det er muligt at indtale lydfilen fra. Bemærk, at du kun kan optage lydfiler fra telefonnumre som er en del af jeres telefoniløsning. Vær opmærksom på, at der skal indsættes +45 foran telefonnummeret (dog ikke på lokalnumre), såfremt du ikke anvender drop down menuen.
Klik afslutningsvis på knappen "Initialiser opkald", og du vil nu blive ringet op på det angivne telefonnummer. Når du besvarer kaldet, vil en stemme guide dig igennem optagelsen af lydfilen. Når kaldet er afsluttet er lydfilen klar til brug.
Tilføjelse af tidsplaner
For at tilføje en tidsplan og derved lave en generel regel eller en regel der gælder på en specifik dato, hold musen over ”Funktionsnumre” i topmenuen og vælg ”Tidsplaner”.
Klik nu på det nummer som du ønsker at tilføje en tidsplan til. Ønsker I at tilføje en tidsplan på VIP Support så skal I klikke på 1500.
Klik på det grønne ”plus” for at tilføje en ny tidsplan.
Udfyld nu felterne som følger:
- Navn på begivenheden: Udfyldes med et sigende navn på begivenheden, således at begivenheden nemt kan identificeres igen. F.eks. Store Bededag, Hverdage osv.
- Gentag: I dette felt er det muligt at angive frekvensen for gentagelse af begivenheden.
- Fra: I feltet angives dato og klokkeslæt for hvornår begivenheden påbegyndes.
- Til: I feltet angives dato og klokkeslæt for hvornår begivenheden ophører.
- Altid: Såfremt begivenheden ikke skal have et sluttidspunkt så er det muligt at sætte flueben i feltet ”Altid”.
- Besked: I drop down menuen vælges den lydfil som ønskes afspillet i begivenhedens tidsrum.
- Handling: I drop down menuen vælges den handling der skal ske i begivenhedens tidsrum, og det er her muligt at vælge åbent, lukket eller at videresend. Vær opmærksom på at der altid skal sættes +45 foran det telefonnumre der skal videresendes til.
Klik afslutningsvis på ”Gem” og begivenheden vil derefter kunne ses i oversigten.
